Elk River Holding B.V., gevestigd te Hillegom, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens: Elk River Holding B.V. Hillegom KvK: 78040787 Website: https://elk.solutions
Persoonsgegevens die wij verwerken
Elk River Holding B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- IP-adres
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt (bijvoorbeeld in correspondentie of via het contactformulier)
- Telefoonnummer en berichten die u zelf via WhatsApp aan ons stuurt
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Elk River Holding B.V. verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Contact: Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (Grondslag: Uitvoering Overeenkomst of Toestemming).
- Beveiliging: Het IP-adres wordt verwerkt om misbruik van het contactformulier (spam) te voorkomen en de veiligheid van de website te waarborgen (Grondslag: Gerechtvaardigd Belang).
WhatsApp en de digitale assistent
Via sommige pagina's kunt u zelf een WhatsApp-gesprek starten met de digitale assistent van Elk Solutions. De vooringevulde tekst vermeldt vanaf welke pagina u komt; u ziet en kunt die tekst aanpassen voordat u hem verstuurt. Als u het bericht verzendt, deelt u uw telefoonnummer en bericht met Meta (WhatsApp) en met ons. De assistent beantwoordt alleen vragen over het aanbod van Elk Solutions en meldt bij het eerste antwoord dat u met AI communiceert.
Het interne gespreksregister bewaart maximaal 180 dagen uw telefoonnummer, een eventueel door u genoemde naam en de onderwerpen van eerdere gesprekken. Een bericht of samenvatting kan per e-mail en in ons CRM worden vastgelegd wanneer menselijke opvolging nodig is. Die gegevens bewaren wij niet langer dan nodig voor het contact of een daaruit voortvloeiende samenwerking. U kunt in WhatsApp schrijven dat u vergeten wilt worden; het interne register wordt dan direct gewist en de overige vastlegging wordt handmatig nagelopen. Op de verwerking door Meta zijn daarnaast de privacyvoorwaarden van WhatsApp van toepassing.
Unieke bewijslinks in zakelijke brieven
Een zakelijke brief kan een unieke QR-code of link bevatten naar een technisch PDF/UA-bewijs voor één organisatie en één document. Bij een geslaagde pagina-opvraag slaan wij daarvoor alleen de bewijslinkcode, organisatiecode, documentcode en het tijdstip op. Voor deze telling slaan wij geen IP-adres, referrer, browsergegevens, cookie, bezoekers-ID of sessie-ID op. De registratie laat dus zien dat het organisatiedossier is geraadpleegd, niet wie dat heeft gedaan. De eerste opvraag na verzending kan een interne e-mailmelding aan Elk River Holding B.V. veroorzaken. Deze telling staat los van de algemene websiteanalyse en wordt alleen gebruikt voor de zakelijke opvolging van de betreffende brief.
Geautomatiseerde besluitvorming
Elk River Holding B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Elk River Holding B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
- Contactformulier: Gegevens ingevuld op het contactformulier worden per e-mail naar ons verzonden en opgeslagen in onze e-mailarchieven. Deze worden bewaard zolang als nodig is voor de aard van het contact of de daaruit voortvloeiende samenwerking.
- Server logs: IP-adressen in server logs worden periodiek gewist (standaard retentie van de hostingprovider).
Delen van persoonsgegevens met derden
Elk River Holding B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (zoals de hostingpartij), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Elk River Holding B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Elk River Holding B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Wij tellen bezoek anoniem met onze eigen installatie van Plausible Analytics. Dit gebeurt zonder cookies, zonder persoonsgegevens en zonder tussenkomst van derden: de meting loopt via onze eigen server en er wordt niets gedeeld met Google of andere partijen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Elk River Holding B.V. en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen via het contactformulier op de website.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Elk River Holding B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via onze website.