Wie Automatisierung 20 Stunden pro Woche spart: Eine Fallstudie

Jeder Unternehmer kennt sie: diese Aufgaben, die "dazugehören", aber heimlich enorm viel Zeit fressen. Rechnungen abtippen, Daten von Excel in ein Webportal kopieren, Wochenberichte zusammenstellen. Es fühlt sich an wie Arbeit, ist aber eigentlich Beschäftigungstherapie.

Der Fall: Das Logistikunternehmen

Kürzlich halfen wir einem Logistikdienstleister. Jeden Montagmorgen verbrachte ein Mitarbeiter, nennen wir ihn Mark, 4 Stunden damit, Fahrtenblätter zu verarbeiten.

1. PDF von Lieferant A öffnen.
2. Fahrtdaten kopieren.
3. In Excel einfügen.
4. Auf Fehler prüfen.
5. Für 50 Lieferanten wiederholen. Das sind 200 Stunden pro Jahr. Fast 5 Arbeitswochen, die für "Strg+C, Strg+V" verloren gehen. Und da haben wir noch nicht über die Fehleranfälligkeit gesprochen. Ein falsches Komma und die Abrechnung stimmt nicht.

Die Lösung: Ein Skript von 100 Zeilen

Wir haben kein teures Softwarepaket gebaut. Wir schrieben ein einfaches Python-Skript, das genau das tat, was Mark tat, aber in 3 Sekunden.

• Das Skript liest alle PDFs aus einem Ordner.
• Es erkennt Muster und extrahiert die Daten.
• Es generiert eine perfekt formatierte Excel-Datei.
• Es markiert eventuelle Unklarheiten für die menschliche Überprüfung.

Das Ergebnis

Die Auswirkung war sofortig:

• Zeitgewinn: Von 4 Stunden auf 5 Minuten (inklusive Überprüfung).
• Fehlerreduzierung: 100% genau, jedes einzelne Mal.
• Arbeitszufriedenheit: Mark muss keine Roboterarbeit mehr leisten und kann sich auf den Kundenkontakt konzentrieren.

Was ist Ihr "Montagmorgen-Albtraum"?

Automatisierung muss nicht groß und umfassend sein. Oft liegen die größten Gewinne in der Automatisierung kleiner, repetitiver Aufgaben, die unbemerkt viel Zeit verschlingen.

Welcher Prozess in Ihrem Unternehmen schreit nach einem Skript?