Sinds januari 2015 werkt Leitz Service BV met RIS: hun eigen maatwerksysteem voor CRM, serviceprocessen en interne afstemming. Leitz Service is onderdeel van een internationaal concern dat wereldwijd actief is in verkoop en onderhoud van verspanende gereedschappen voor de houtindustrie. In Nederland ondersteunt RIS 90 medewerkers verspreid over 7 vestigingen.
Wat deze case bijzonder maakt: RIS is in die periode niet herbouwd. Het systeem is alleen uitgebreid — telkens met nieuwe wensen, nieuwe workflows en nieuwe onderdelen vanuit de organisatie.
InterloX is de engine waarmee ik dit soort maatwerksystemen bouw: model-gedreven, zodat uitbreiden voorspelbaar blijft en kwaliteit bewaakt kan worden.
De uitdaging
Leitz zocht één plek waar klantinformatie, serviceprocessen en interne afstemming samenkomen. Niet als “los CRM”, maar als een systeem dat óók de praktijk buiten (routeplanning van de servicemedewerkers, vastlegging bezoekregistraties) én binnen (binnendienst, klachtenafhandeling, boekhouding) ondersteunt.
Een mooie anekdote: al in de testfase vóór 2015 werd RIS door de binnendienst direct gebruikt, omdat het veel sneller klantgegevens terugvond tijdens telefoongesprekken.
Wat RIS ondersteunt
RIS vormt bij Leitz de ruggengraat voor onder andere:
- CRM (klant- en relatiebeheer)
- Ondersteuning servicemonteurs, inclusief routeplanning en vastlegging bezoekgeschiedenis (routeboek)
- Dashboards voor evaluatiegesprekken en sturing
- Klachtenmanagement (intern én extern) met workflow
- Instructie-/handleidingen voor medewerkers in slijperij en productie
- Agenda
- Afstemming tussen boekhouding en buitendienst
- Synchronisatie met backoffice (koppelingen en gegevensuitwisseling)
Resultaat in de praktijk
- > 1.000.000 bezoekregistraties opgebouwd in RIS
- 10+ jaar doorontwikkeling zonder herbouw
- Een systeem dat meegroeit met processen, zonder dat gebruikers telkens “opnieuw hoeven te leren”
- Snelle vindbaarheid en workflow-ondersteuning die merkbaar verschil maakt in de dagelijkse operatie
Waarom dit werkt
RIS is gebouwd met InterloX: een model-gedreven aanpak waarmee herhaalbare componenten (data, schermen, workflows, documentstromen, koppelingen) consistent worden opgebouwd, en unieke onderdelen gericht kunnen worden toegevoegd.
Dat levert vooral dit op:
- uitbreiden met laag regressierisico
- voorspelbare doorlooptijd voor verbeteringen
- één centrale waarheid in plaats van Excel-eilandjes of versnipperde tools
Quote
“RIS is sinds 2015 een stabiele basis die we telkens kunnen uitbreiden en meegroeit met onze wensen. Het draait al jaren in de praktijk en is inmiddels niet meer weg te denken uit onze dagelijkse processen.”
— Theo Boskma, Algemeen Directeur, Leitz Service BV
Past dit bij jouw organisatie?
Als je processen hebt die standaardsoftware nét niet goed ondersteunt — en je wil een systeem dat 5–10 jaar mee kan groeien — dan is dit het soort traject waar Elk Solutions sterk in is.
Wil je sparren over jouw situatie? Neem contact op — dan kijken we samen wat een slimme, kleine eerste stap is.