In veel organisaties speelt Excel een stille hoofdrol. Het is flexibel, vertrouwd, en iedereen kan er snel iets in modelleren. Maar die vrijheid heeft een keerzijde: Excel-bestanden worden groter, complexer, foutgevoeliger — en uiteindelijk staat er een informele rekencore van het bedrijf ergens in een mapje op de server.
Een uitgeverij van bouwkosteninformatie liep precies tegen dat probleem aan.
Het probleem: een rekensysteem dat stopte op het moment dat het interessant werd
De organisatie werkte met een centrale Oracle-applicatie die precies wist wat een onderdeel kostte: bijvoorbeeld een vierkante meter metselwerk, opgebouwd uit materiaal, arbeid, materieel en onderaannemers.
Maar zodra er verder gerekend moest worden — bijvoorbeeld om van honderden kostenelementen toe te werken naar de totale kosten van een complete woning — hield het systeem op. De applicatie kon de stap omhoog niet maken.
En dus gebeurde er wat in heel veel organisaties gebeurt: Excel nam het over.
Excel als noodzakelijk tussenstuk… totdat de werkelijkheid veranderde
Redactieteams bouwden complete berekeningen in Excel: van individuele elementen naar projectkosten, van projectkosten naar publicaties, en weer terug naar het primaire systeem. Een wijziging in één basiskost, zoals een uurtarief voor arbeid, moest vervolgens handmatig worden doorgevoerd in tientallen gekoppelde spreadsheets.
Het werkte — tot het te groot werd, te foutgevoelig werd, te onderhoudsintensief werd. De Excel-laag kwam los te staan van het bronsysteem, en actualiteit werd steeds moeilijker te garanderen.
De oplossing: de kracht van Excel, maar dan direct ingebouwd in het systeem
De doorbraak kwam toen dezelfde flexibiliteit van Excel rechtstreeks in de Oracle Forms-applicatie werd ingebouwd. Geen losse spreadsheets meer, maar een geïntegreerd rekenscherm waar gebruikers gewoon formules konden invoeren, inclusief verwijzingen, afhankelijkheden en recursieve berekeningen — net zoals ze gewend waren in Excel.
Het verschil:
- alle berekeningen draaiden direct op de actuele gegevens uit het systeem,
- elke wijziging in een onderliggende prijs werkte onmiddellijk door,
- en er ontstond één betrouwbare bron in plaats van tientallen spreadsheets.
Het bedrijf kreeg daarmee een toekomstbestendige, foutarme rekenschaal die dezelfde vrijheid bood als Excel, maar zonder de risico’s en het handwerk.
Waarom dit verhaal relevant is voor andere organisaties
Veel bedrijven blijven hangen in Excel niet omdat het ideaal is, maar omdat geen enkel alternatief dezelfde flexibiliteit lijkt te bieden. De praktijk laat echter zien dat de kracht van Excel wel te integreren is in een centraal systeem — op een manier die betrouwbaarheid, actualiteit en schaalbaarheid juist verhoogt.
Voor organisaties die:
- complexe berekeningen doen,
- afhankelijk zijn van actuele data,
- en moeite hebben om Excel-bestanden beheersbaar te houden,
is dit een voorbeeld dat laat zien dat de stap vooruit wel degelijk mogelijk is.
Het hoeft geen keuze te zijn tussen “Excel of een star systeem”. Er is ook een derde weg: de wendbaarheid van Excel combineren met de robuustheid van een centrale applicatie.