Bekijk de video
Even snel de kern? Bekijk de video. Voor de volledige context: lees het artikel.
Dinsdagmiddag, 15:47. De export werkt. Soort van. Je hebt een lijst uit het systeem gehaald, in Excel “even opgeschoond”, teruggezet in het pakket, en daarna een Word-rapport gemaakt met copy/paste en wat handmatige correcties. Het ziet er netjes uit. Totdat iemand vraagt:
- “Welke versie van de cijfers is dit?”
- “Waarom staat klant X er twee keer in?”
- “Wie heeft die regel aangepast?”
- “En kunnen we dit volgende maand precies hetzelfde doen — maar dan met de nieuwe eisen?” Dat is het moment waarop je voelt: dit is geen incident. Dit is een keten die leunt op handwerk. Losse fixes lossen het probleem van vandaag op, maar ze laten de oorzaak intact: versnipperde waarheid, losse stappen, en output die pas aan het eind gecontroleerd wordt. Een totaaloplossing klinkt groot. In de praktijk is het juist een manier om het kleiner te maken: één waarheid, één proces, voorspelbare output.
Het patroon dat ik steeds zie
Bijna elke organisatie start pragmatisch:
- Excel is “even handig”.
- Dan komt er een standaardpakket.
- Daarna ontstaan er extra lijstjes, exports, scripts, handmatige controles.
- En uiteindelijk wordt iemand “de menselijke middleware”. Het werkt — totdat je groeit.
Groei betekent:
- meer mensen die tegelijk in data werken
- meer uitzonderingen (die ineens “normaal” zijn)
- meer eisen aan output (rapportage, audits, toegankelijkheid, archivering)
- minder tijd voor “even handmatig”
En dan is het niet één probleem. Dan is het een systeemgedrag.
Wat ik bedoel met “totaaloplossing”
Geen mega-suite. Geen ERP-vervanging “omdat het kan”.
Wel een samenhangend ontwerp waarin vier dingen elkaar versterken:
- Datamodel als basis (één waarheid)
- Maatwerk applicatie (je proces als interface)
- Documentgeneratie (output zonder handwerk)
- Gevalideerde publicatie (quality gates, geen stress)
Dat is de combinatie die je keten stabiel maakt.
1) Datamodel als basis: één waarheid die je kunt vertrouwen
Een database is niet het doel. Het doel is: eenduidigheid.
Als je data op meerdere plekken leeft (Excel, pakket, SharePoint-lijst, mailbox, “de planning van Piet”), dan kun je blijven automatiseren wat je wil — maar je automatiseert chaos.
Een goed datamodel geeft je:
- definities die iedereen deelt (“wat is een ‘definitieve’ order?”)
- relaties die kloppen (klant ↔ contract ↔ levering ↔ factuur)
- validaties die afdwingbaar zijn (niet “in het hoofd van een collega”)
- audit trail (wie veranderde wat, wanneer)
Zodra de waarheid één plek heeft, kun je ineens veel dingen wél betrouwbaar automatiseren.
2) Maatwerk applicatie: jouw proces, zonder omwegen
Standaardpakketten zijn prima… tot jij nét anders werkt.
Dan krijg je:
- custom fields die overal en nergens opduiken
- workarounds (“doe stap 3 maar in Excel”)
- een proces dat aangepast wordt aan het pakket, in plaats van andersom
Maatwerk is hier niet “luxe”. Het is het moment waarop je zegt:
ons proces is ons onderscheid — dus het hoort in de software.
Het voordeel van een maatwerk-app bovenop een strak datamodel:
- minder stappen, minder klikken, minder fouten
- rollen en rechten precies zoals je organisatie werkt
- wijzigingen zijn sneller door te voeren (omdat je niet tegen de grenzen van een pakket botst)
3) Documentgeneratie: de plek waar fouten zichtbaar worden
Documenten zijn vaak het pijnpunt, omdat ze het eindproduct zijn:
- rapporten
- beschikkingen
- offertes
- juridische documenten
- exports naar ketenpartners
En precies daar komt de “handwerk-realiteit” boven water:
- nummering klopt net niet
- tabellen schuiven
- uitzonderingen worden vergeten
- iemand past “even snel” iets aan in Word
Als je documenten genereert vanuit dezelfde bron (het model), wordt output:
- herhaalbaar
- versiebeheerbaar (templates)
- testbaar
- en vooral: niet afhankelijk van copy/paste
Dat voelt misschien als “extra stap”, maar het scheelt juist enorm veel herstelwerk.
4) Gevalideerde publicatie: compliance als quality gate
De grootste stress ontstaat als compliance pas aan het einde komt.
Dan krijg je:
- “het document is af, maar het faalt op PDF/UA”
- “de metadata klopt niet”
- “de validator slaat rood uit na een kleine wijziging”
De totaaloplossing draait dat om: je maakt publicatie-eisen onderdeel van de keten.
Dus:
- een build die standaard valideert
- een pipeline die fouten vroeg laat zien
- een output die voorspelbaar compliant is (bijv. WCAG / PDF/A / PDF/UA), omdat je er structureel op stuurt
Compliance wordt dan geen projectfase, maar een eigenschap van het systeem.
Waarom dit vaak sneller is dan losse fixes
De grap is: “totaaloplossing” klinkt groter, maar voorkomt eindeloze herhaling.
Losse fixes hebben namelijk een verborgen prijs:
- elke export is een nieuwe kans op mismatch
- elke handmatige stap is een nieuwe foutkans
- elke uitzondering is een nieuwe uitleg aan het team
- elke wijziging in één schakel breekt de volgende
In een geïntegreerde keten kun je wél versnellen, omdat:
- definities centraal liggen (model)
- UI en logica dezelfde waarheid volgen
- documenten uit dezelfde bron komen
- publicatie-eisen als gate meedraaien
Dan wordt “wijziging” iets normaals, geen spannend moment.
Hoe je klein begint (zonder big bang)
Een totaaloplossing hoeft geen alles-of-niets te zijn. Sterker nog: ik zou het nooit zo doen.
Een slimme start is:
- Kies één flow waar de pijn het grootst is (vaak: intake → besluit → document)
- Maak één waarheid voor die flow (model + validatieregels)
- Bouw een dunne UI die precies die flow ondersteunt
- Genereer één documenttype dat nu het meeste gedoe geeft
- Zet één quality gate neer (validatie die altijd draait)
Daarna breid je uit. Niet met “meer features”, maar met meer keten.
Elke stap levert direct winst op — en blijft consistent met de eindrichting.
Wat dit oplevert in de praktijk
Mensen verwachten vaak “sneller bouwen” als voordeel. Dat klopt, maar er is iets belangrijkers:
- minder handwerk
- minder correctierondes
- minder afhankelijkheid van specifieke personen
- meer rust in je team
- en een keten die wél meebeweegt met groei en eisen
Kort gezegd: je vervangt “menselijke tussenlagen” door een systeem dat de kwaliteit afdwingt.
Waarom dit past bij Elk Solutions
Ik bouw graag systemen die niet alleen werken, maar ook uitlegbaar en beheersbaar zijn.
De totaaloplossing is precies dat: geen stapel losse tools, maar een keten die klopt.
En doordat ik model-gedreven werk (en veel generieke code kan automatiseren), blijft maatwerk ook praktisch: snel itereren waar het kan, bewust bouwen waar het moet.
Wil je toetsen of dit voor jou klopt?
Als jij nu het gevoel hebt dat je proces leunt op exports, Excel, handwerk en “dat weet Piet wel” — dan is dit gesprek vaak al waardevol:
- waar zit jouw “waarheid” nu echt?
- welke stap veroorzaakt het meeste herstelwerk?
- wat is de kleinste ingreep die meteen rust geeft?
Als je wilt, stuur me een korte schets van je flow (desnoods in bullets). Dan denk ik mee wat een logische eerste stap is.
