In vielen Organisationen spielt Excel eine stille Hauptrolle. Es ist flexibel, vertraut und jeder kann schnell etwas darin modellieren. Aber diese Freiheit hat eine Kehrseite: Excel-Dateien werden größer, komplexer, fehleranfälliger — und schließlich liegt ein informeller Rechenkern des Unternehmens irgendwo in einem Ordner auf dem Server.
Ein Verlag für Baukosteninformationen stieß genau auf dieses Problem.
Das Problem: Ein Rechensystem, das aufhörte, als es interessant wurde
Die Organisation arbeitete mit einer zentralen Oracle-Anwendung, die genau wusste, was eine Komponente kostete: zum Beispiel ein Quadratmeter Mauerwerk, bestehend aus Material, Arbeit, Ausrüstung und Subunternehmern.
Aber sobald weiter gerechnet werden musste — zum Beispiel, um von Hunderten von Kostenelementen zu den Gesamtkosten eines kompletten Hauses zu gelangen — hörte das System auf. Die Anwendung konnte den Schritt nach oben nicht machen.
Und so passierte, was in sehr vielen Organisationen passiert: Excel übernahm.
Excel als notwendiger Zwischenschritt… bis sich die Realität änderte
Redaktionsteams bauten komplette Berechnungen in Excel: von einzelnen Elementen zu Projektkosten, von Projektkosten zu Publikationen und wieder zurück zum Primärsystem. Eine Änderung bei einer Basiskostenart, wie einem Stundensatz für Arbeit, musste anschließend manuell in Dutzenden verknüpften Tabellenkalkulationen durchgeführt werden.
Es funktionierte — bis es zu groß wurde, zu fehleranfällig, zu wartungsintensiv. Die Excel-Schicht löste sich vom Quellsystem, und Aktualität wurde immer schwieriger zu garantieren.
Die Lösung: Die Kraft von Excel, aber direkt in das System eingebaut
Der Durchbruch kam, als dieselbe Flexibilität von Excel direkt in die Oracle Forms-Anwendung eingebaut wurde. Keine losen Tabellenkalkulationen mehr, sondern ein integrierter Rechenbildschirm, in dem Benutzer einfach Formeln eingeben konnten, einschließlich Referenzen, Abhängigkeiten und rekursiver Berechnungen — genau wie sie es in Excel gewohnt waren.
Der Unterschied:
- alle Berechnungen liefen direkt auf den aktuellen Daten aus dem System,
- jede Änderung bei einem zugrunde liegenden Preis wirkte sich sofort aus,
- und es entstand eine zuverlässige Quelle anstelle von Dutzenden von Tabellenkalkulationen.
Das Unternehmen erhielt damit eine zukunftssichere, fehlerarme Rechenskala, die dieselbe Freiheit wie Excel bot, aber ohne die Risiken und die Handarbeit.
Warum diese Geschichte für andere Organisationen relevant ist
Viele Unternehmen bleiben bei Excel, nicht weil es ideal ist, sondern weil keine Alternative dieselbe Flexibilität zu bieten scheint. Die Praxis zeigt jedoch, dass die Kraft von Excel sehr wohl in ein zentrales System integriert werden kann — auf eine Weise, die Zuverlässigkeit, Aktualität und Skalierbarkeit sogar erhöht.
Für Organisationen, die:
- komplexe Berechnungen durchführen,
- von aktuellen Daten abhängig sind,
- und Mühe haben, Excel-Dateien beherrschbar zu halten,
ist dies ein Beispiel, das zeigt, dass der Schritt nach vorn tatsächlich möglich ist.
Es muss keine Wahl zwischen „Excel oder einem starren System“ sein. Es gibt auch einen dritten Weg: die Wendigkeit von Excel mit der Robustheit einer zentralen Anwendung zu kombinieren.