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Dienstagnachmittag, 15:47 Uhr. Der Export funktioniert. So halb. Du hast eine Liste aus dem System gezogen, in Excel „kurz bereinigt“, wieder importiert und anschließend ein Word-Dokument mit Copy/Paste und ein paar manuellen Korrekturen gebaut. Sieht gut aus—bis jemand fragt:
- „Welche Version der Zahlen ist das?“
- „Warum steht Kunde X doppelt drin?“
- „Wer hat diese Zeile geändert?“
- „Können wir das nächsten Monat genauso wiederholen—nur mit den neuen Anforderungen?“ Genau da merkst du: Das ist kein Einzelfall. Das ist eine Prozesskette, die auf Handarbeit beruht. Ein Fix an einer Stelle löst das Problem von heute, lässt aber die Ursache bestehen: verteilte Wahrheit, lose Schritte und Output, der erst am Ende geprüft wird. „Gesamtlösung“ klingt groß. In der Praxis macht sie es kleiner: eine Wahrheit, ein Prozess, planbarer Output.
Das Muster, das ich immer wieder sehe
Fast jede Organisation startet pragmatisch:
- Excel ist „schnell und praktisch“.
- Dann kommt ein Standardsystem.
- Dann entstehen zusätzliche Tabellen, Exporte, Skripte und manuelle Checks.
- Irgendwann wird jemand zur „menschlichen Middleware“. Es funktioniert—bis Wachstum kommt.
Wachstum bedeutet:
- mehr Menschen arbeiten gleichzeitig mit Daten
- mehr Ausnahmen (die plötzlich die Regel sind)
- höhere Anforderungen an Output (Reporting, Audits, Barrierefreiheit, Archivierung)
- weniger Zeit für „das machen wir schnell manuell“
Dann ist es nicht ein Problem. Dann ist es Systemverhalten.
Was ich mit „Gesamtlösung“ meine
Keine Mega-Suite. Kein „alles ersetzen, weil wir’s können“.
Sondern ein stimmiges Design, in dem vier Bausteine sich gegenseitig verstärken:
- Datenmodell als Basis (eine Wahrheit)
- Maßgeschneiderte Anwendung (dein Prozess als Interface)
- Dokumentgenerierung (Output ohne Copy/Paste)
- Validierte Publikation (Quality Gates, keine Überraschungen)
Diese Kombination macht die Kette stabil.
1) Datenmodell zuerst: eine Wahrheit, der du vertrauen kannst
Eine Datenbank ist nicht das Ziel. Das Ziel ist Konsistenz.
Wenn Daten an mehreren Stellen leben (Excel, System, SharePoint-Liste, E-Mail-Threads, „Peters Planung“), kannst du viel automatisieren—aber du automatisierst Chaos.
Ein gutes Datenmodell liefert:
- gemeinsame Definitionen („wann ist ein Auftrag ‘final’?“)
- korrekte Beziehungen (Kunde ↔ Vertrag ↔ Lieferung ↔ Rechnung)
- Regeln, die das System erzwingt (statt „steht im Kopf von jemandem“)
- Audit Trail (wer hat was wann geändert)
Sobald die Wahrheit zentral ist, wird zuverlässige Automatisierung möglich.
2) Maßgeschneiderte App: dein Prozess, ohne Umwege
Standardsoftware ist super… bis dein Ablauf nur ein bisschen anders ist.
Dann entstehen:
- Custom-Felder überall
- Workarounds („Schritt 3 in Excel“)
- ein Prozess, der sich dem Tool beugt statt umgekehrt
Ab einem Punkt ist Individualsoftware keine Luxusentscheidung mehr, sondern strategisch:
Dein Prozess ist Teil deines Wertes—also gehört er ins System.
Vorteile einer maßgeschneiderten App auf einem klaren Modell:
- weniger Schritte, weniger Klicks, weniger Fehler
- Rollen und Rechte passend zur Realität
- Änderungen sind einfacher, weil du nicht gegen eine generische Schablone arbeitest
3) Dokumentgenerierung: dort, wo Fehler sichtbar werden
Dokumente sind oft der Schmerzpunkt:
- Berichte
- Bescheide/Entscheidungen
- Angebote
- juristische Dokumente
- Exporte zu Partnern
Und dort zeigt sich die Handarbeit:
- Nummerierung „fast“ richtig
- Tabellen verrutschen
- Ausnahmen werden vergessen
- jemand „korrigiert kurz“ in Word
Wenn Dokumente aus derselben Wahrheit (dem Modell) generiert werden, ist der Output:
- wiederholbar
- versionierbar (Templates)
- testbar
- und nicht abhängig von Copy/Paste
Das wirkt wie „ein Schritt mehr“, spart aber enorm viel Nacharbeit.
4) Validierte Publikation: Compliance als Quality Gate
Der größte Stress entsteht, wenn Compliance erst am Ende geprüft wird.
Dann hörst du:
- „Dokument ist fertig, aber PDF/UA fällt durch.“
- „Metadaten stimmen nicht.“
- „Nach einer kleinen Änderung ist der Validator rot.“
Die Gesamtlösung dreht das um: Publikationsanforderungen werden Teil der Pipeline.
Das bedeutet:
- Builds validieren standardmäßig
- Probleme werden früh sichtbar
- Output wird planbar konform (z. B. WCAG / PDF/A / PDF/UA), weil du es dauerhaft durchsetzt
Compliance ist dann keine Projektphase, sondern eine Systemeigenschaft.
Warum das oft schneller ist als einzelne Fixes
Die Ironie: „Gesamtlösung“ klingt größer, verhindert aber endlose Wiederholung.
Einzelfixes haben versteckte Kosten:
- jeder Export erzeugt neue Abweichungen
- jede manuelle Aktion ist ein neuer Fehlerpunkt
- jede Ausnahme braucht Schulung und Wiederholung
- jede Änderung an einer Stelle bricht die nächste
In einer stimmigen Kette wirst du schneller, weil:
- Definitionen zentral liegen (im Modell)
- UI und Logik derselben Wahrheit folgen
- Dokumente aus derselben Quelle entstehen
- Publikationsanforderungen als Gates mitlaufen
Dann wird Veränderung normal—nicht riskant.
So startest du klein (ohne Big Bang)
Eine Gesamtlösung ist kein Alles-oder-nichts. Im Gegenteil: so sollte man es nicht machen.
Praktischer Start:
- Wähle einen Flow, bei dem der Schmerz am größten ist (oft: Intake → Entscheidung → Dokument)
- Schaffe eine Wahrheit für diesen Flow (Modell + Regeln)
- Baue eine schlanke UI für genau diesen Ablauf
- Generiere einen Dokumenttyp, der heute die meiste Handarbeit verursacht
- Setze ein Quality Gate (Validator, der immer läuft)
Danach wächst du—nicht mit „mehr Features“, sondern mit mehr Kette.
Jeder Schritt bringt sofort Nutzen und bleibt in der langfristigen Richtung.
Was das in der Praxis bringt
Viele erwarten „schneller entwickeln“ als Vorteil. Stimmt—aber der größere Gewinn ist:
- weniger Handarbeit
- weniger Korrekturschleifen
- weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen
- mehr Ruhe im Team
- eine Kette, die mit Wachstum und Anforderungen mitwächst
Kurz: Du ersetzt menschlichen Klebstoff durch ein System, das Qualität erzwingt.
Warum das zu Elk Solutions passt
Ich baue Systeme, die nicht nur laufen, sondern auch erklärbar und wartbar sind.
Genau das ist eine Gesamtlösung: kein Tool-Stapel, sondern eine Kette, die zusammenhält.
Und weil ich model-driven arbeite (und vieles Wiederholbare automatisieren kann), bleibt es pragmatisch: schnell iterieren, wo es generisch ist, bewusst bauen, wo es zählt.
Willst du prüfen, ob das zu deiner Situation passt?
Wenn dein Prozess aktuell auf Exporte, Excel, manuelle Checks und „Peter weiß wie’s geht“ baut, ist dieses Gespräch oft schon wertvoll:
- Wo liegt deine Wahrheit heute wirklich?
- Welcher Schritt erzeugt die meiste Nacharbeit?
- Was ist die kleinste Veränderung, die sofort Stress rausnimmt?
Wenn du willst, schick mir eine kurze Skizze deines Flows (auch nur Bullet Points). Ich schlage dir einen sinnvollen ersten Schritt vor.
